Her süreç otomasyona uygun değildir
Sık tekrarlanan, giriş ve çıkışları net, karar kuralları belirli işler iyi başlangıç adaylarıdır. Çok değişken ve düşük frekanslı işler için önce standardizasyon gerekebilir.
İş Süreci Otomasyonu
KOBİ'ler için iş süreçleri otomasyonu ve ölçülebilir iş akışları geliştiriyoruz.
Excel, e-posta ve mesajlar arasında yürüyen işleri bir defada değiştirmek yerine; zaman kaybı, hata ve bekleme yükü yüksek tek bir süreci seçiyor, küçük bir pilotla sonucu ölçüyoruz.
Kimler İçin?
Bu hizmet hangi ihtiyaçlara uygun?
- Aynı veriyi farklı dosya ve sistemlere tekrar giren ekipler
- Teklif, onay, bildirim veya raporlama süreci elle yürüyen işletmeler
- Form, CRM, e-posta ve muhasebe araçları arasında veri aktarmak isteyen firmalar
- Operasyon durumunu tek ekrandan takip etmek isteyen yöneticiler
Teslim Kapsamı
Projede ele alınan temel başlıklar
- Mevcut sürecin adım ve sorumluluk haritası
- Otomasyona uygun tekrar ve karar noktaları
- Pilot akış ve başarı ölçütleri
- Form, bildirim, dosya ve API bağlantıları
- Hata kaydı ve gerektiğinde manuel müdahale adımları
- Devreye alma ve kullanım dokümantasyonu
Yaklaşım
Kapsamı karar vermeyi kolaylaştıracak biçimde kuruyoruz.
Pilot kapsam nasıl seçilir?
Zaman kaybı, hata sıklığı ve çalışan üzerindeki yük birlikte değerlendirilir. En yüksek değeri üretecek tek akış seçilerek küçük, test edilebilir bir pilot hazırlanır.
Kontrol ve hata yönetimi
Otomasyonun hangi durumlarda duracağı, kime bildirim göndereceği ve insan onayı isteyeceği tanımlanır. Böylece görünmeyen hatalar yerine izlenebilir bir süreç oluşur.
Kullanım Senaryoları
İş süreçleri otomasyonu hangi işleri sadeleştirebilir?
En uygun adaylar sık tekrarlanan, kuralları açıklanabilen ve bilgiyi bir sistemden diğerine taşıyan işlerdir. Çözüm; hazır araç, entegrasyon veya özel panel olabilir.
Teklif hazırlama ve takip
Müşteri bilgisini standart formda toplama, fiyat kurallarını uygulama, yönetici onayı, PDF üretimi ve gönderim sonrası takibi tek akışta birleştirme.
Talep ve görev yönlendirme
Web formu, e-posta veya CRM'den gelen talebi hizmet türü, bölge ya da önceliğe göre sorumlu kişiye atama ve geciken işleri hatırlatma.
Onay ve bildirim akışları
İskonto, satın alma, izin veya içerik onayı gibi adımları yetki sınırlarıyla yönetme; bekleyen ve reddedilen işlemleri görünür tutma.
Raporlama ve veri birleştirme
Farklı dosya ve uygulamalardaki verileri belirli aralıklarla toplama, doğrulama ve yöneticinin takip edeceği tek bir rapora dönüştürme.
Pilot Planı
İlk otomasyon projesini beş adımda sınırlandırıyoruz.
Pilotun amacı bütün operasyonu değiştirmek değil, tek bir darboğazda güvenilir ve ölçülebilir sonuç üretmektir.
-
Mevcut akışın giriş, karar, sorumlu, bekleme ve çıktı noktalarını çıkarın.
-
Aylık işlem sayısı, harcanan süre, hata ve gecikme için başlangıç değerlerini kaydedin.
-
İlk sürümde çalışacak kuralları, insan onayı gereken istisnalardan ayırın.
-
Form, CRM, e-posta, muhasebe veya diğer sistem bağlantılarını ve veri sahibini belirleyin.
-
Pilot sonrasında süre, hata, zamanında tamamlama ve sistem dışına dönüş oranını karşılaştırın.
Kapsam ve Bütçe
Otomasyon maliyetini hangi kararlar belirler?
Tek bir sabit fiyat yerine kapsamı oluşturan teknik ve operasyonel değişkenler birlikte değerlendirilir.
- Kullanıcı, rol, ekran ve onay adımı sayısı
- Bağlanılacak sistemlerin API ve veri dışa aktarma imkânları
- Gerçek zamanlı veya periyodik veri aktarımı ihtiyacı
- Geçmiş verinin temizlenmesi ve yeni sisteme taşınması
- Hata kaydı, bildirim, işlem geçmişi ve raporlama ayrıntısı
- Pilot sonrası bakım, izleme ve yeni akışların eklenmesi
İlgili Rehberler
Karar öncesi yararlanabileceğiniz içerikler
Sık Sorulanlar
İş Süreci Otomasyonu hakkında kısa yanıtlar
Otomasyona hangi süreçten başlanmalı?
Yüksek sıklıkta tekrarlanan, kuralları net olan ve hata ya da gecikme maliyeti oluşturan bir süreç seçilmelidir.
Kullandığımız araçları değiştirmek gerekir mi?
Her zaman değil. API veya dışa aktarma imkânı bulunan mevcut araçlar arasında bağlantı kurularak başlanabilir.
Yapay zeka her otomasyonda gerekli mi?
Hayır. Birçok süreç basit iş kuralları ve entegrasyonlarla daha güvenilir biçimde otomatikleştirilebilir. Yapay zeka yalnızca uygun adımlarda kullanılmalıdır.
Ön Görüşme
İhtiyacınızı ve doğru başlangıç kapsamını konuşalım.
Kısa bir mesajla mevcut yapınızı, hedefinizi ve öncelikli ihtiyacınızı paylaşabilirsiniz.